Zakup zegarka - kiedy będzie kosztem podatkowym?
Bez wątpienia zegarek jest potrzebny w codziennej pracy wielu z nas. Dodatkowo może wpływać na sposób postrzegania naszej osoby. Jako widoczny element garderoby, jest nie tylko narzędziem do mierzenia czasu, ale również elementem tworzącym i utrwalającym nasz wizerunek. Może mieć to szczególne znaczenie w naszych relacjach biznesowych. Jednak decydując się na zakup zegarka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej warto zastanowić się jaki będzie cel tego zakupu oraz dlaczego i do czego jest nam potrzebny. To bowiem może mieć niebagatelne znaczenie dla oceny tego wydatku przez organy skarbowe jako koszt podatkowy, a jednocześnie pozwoli nam uniknąć zakwalifikowania zakupu zegarka do kosztów reprezentacji.
Spis treści:
Koszt uzyskania przychodu – zasady ogólne
Art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje nam jakie koszty można uznać za koszty uzyskania przychodów. Jedynym ograniczeniem dla odliczenia jest przepis art. 23 ww. ustawy, który wymienia rodzaje wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodów powinien łącznie spełniać następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika,
- jest definitywny,
- pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
- został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
- nie znajduje się w grupie wydatków z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Należy pamiętać, że aby uznać dany wydatek za koszt podatkowy musimy być w stanie wykazać związek przyczynowo-skutkowy między przychodem a kosztem. Poniesienie wydatku musi wpływać na uzyskanie przychodu z danego źródła. Jednak nie w każdym przypadku związek między kosztem a uzyskaniem przychodu musi być bezpośredni. Mając na uwadze, że kosztami uzyskania przychodu są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (w tym również w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów). Ich związek z przychodem może być zarówno bezpośredni (ich poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło przychód) jak i pośredni (związany z całokształtem prowadzonej działalności).
Pamiętajmy jednak, że każdy poniesiony wydatek powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej.
Koszty reprezentacji – ważne wyłączenie
W przypadku zegarków bardzo istotnym ograniczeniem jest wyłączenie określone w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ze względu na brak ustawowej definicji słowa „reprezentacja” należy zastosować wykładnię językową w celu właściwego zdekodowania tego pojęcia. Zgodnie z definicją zawartą w Wielkim słowniku języka polskiego reprezentacja to m.in. „ogół działań nastawionych na takie występowanie zamiast kogoś lub czegoś, przedstawianie kogoś lub czegoś, które ma budować odpowiedni obraz danej osoby lub rzeczy u innych”. Podobne rozumienie tego pojęcia przedstawił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w piśmie z dnia 13.11.2023 r. 0115-KDIT3.4011.547.2023.3.JS, gdzie wskazał, że „o reprezentacji należy mówić w odniesieniu do całokształtu działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami.”. Tym samym w sytuacji, gdy wydatek ma na celu kształtowanie, rozpowszechnianie czy budowanie naszego wizerunku (jako podmiotu gospodarczego) może zostać uznany za działanie mieszczące się w rozumieniu reprezentacji i co za tym idzie stanowić koszt uzyskania przychodów, który może zostać zakwestionowany przez organy administracji skarbowej.
Podejście Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
W ostatnim czasie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał w przedmiotowym temacie następujące interpretacje indywidualne:
- Z dnia 15 stycznia 2024 r. 0113-KDIPT2-1.4011.751.2023.3.RK ,
- z dnia 13 listopada 2023 r. 0115-KDIT3.4011.547.2023.3.JS.
Ich analiza wskazuje, że w zależności na jaki aspekt położono nacisk, w tym kierunku poszedł również organ.
W obu wypadkach wnioskodawcy wskazywali, że zegarek będzie wykorzystywany jedynie w prowadzonej działalności gospodarczej. Wskazano cel zakupu, sposób jego wykorzystania oraz powiązanie kosztu z przychodem – tym samym wykazano związek przyczynowo-skutkowy jaki istnieje między nimi. Podkreślono również jak istotne jest mierzenie czasu zarówno dla klienta jak i prowadzącego działalność.
Jednak w pierwszym przypadku (interpretacja z 13.11.2023 r.) wnioskodawca wskazał wprost przybliżoną kwotę jaką chce przeznaczyć na zakup czasomierza oraz opisał pozytywny wpływ tego wydatku na jego potencjalne relacje biznesowe.
W tak przedstawionym stanie faktycznym Dyrektor KIS, uznał, że mając na uwadze, iż głównym celem zakupu zegarka przez wnioskodawcę jest budowanie przez niego odpowiedniego wizerunku i prezencji to taki wydatek ma charakter reprezentacyjny i nie może on stanowić kosztów podatkowych.
Z drugiej interpretacji możemy się dowiedzieć, że ze względu na charakter prowadzonej działalności (konieczność zachowania tajemnicy zawodowej) wnioskodawca, w niektórych przypadkach nie może wnosić i posługiwać się sprzętem elektronicznym, a ze względu na fakt, że rozlicza się z klientami na podstawie stawki godzinowej zakup mechanicznego zegarka jest potrzebny do pomiaru jego czasu pracy.
W tym przypadku Dyrektor KIS, przychylił się do stanowiska wnioskodawcy i uznał, że zakup mechanicznego zegarka stanowić będzie koszt uzyskania przychodu.
Podsumowanie
Mając na uwadze, że wydatek na zakup zegarka nie jest ujęty w katalogu kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów to możemy taki wydatek uwzględnić w kosztach podatkowych o ile jesteśmy w stanie wykazać związek między zakupem zegarka a możliwością uzyskania przychodu.
Czy zatem jeżeli sami – jako prowadzący działalność gospodarczą – nie dostrzegamy w zakupie zegarka elementu budowania wizerunku to nie stanowi on kosztu reprezentacji?
Należy pamiętać, że to na barkach przedsiębiorcy spoczywa ciężar wykazania związku przyczynowo-skutkowego poniesionego wydatku oraz, co w tym wypadku wydaje się najważniejsze, celu jego poniesienia oraz związku z prowadzoną działalności gospodarczą.
