KSeF – Schema e-faktury i jej budowa

25 czerwca nowa struktura logiczna e-faktury FA(3) została została opublikowana w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na ePUAP. Warto więc powiedzieć sobie o niej kilka podstawowych kwestii.

Po pierwsze nowa wersja schemy FA (3) będzie obowiązywać dopiero na docelowy KSeF od 1 lutego 2026 r. i wówczas zastąpi obecną strukturę FA(2), którą należy stosować do 31 stycznia 2026 r.

Same testy rozwiązań IT przez 1 lutego 2026 roku będą się jednak odbywać na strukturze FA (2).

Podobnie jeśli wcześniej dobrowolnie zaczeniemy korzystać z KSeF, np. od 1 stycznia 2026 r. wszelkie e-faktury będziemy przesyłać na schemie FA(2). Dopiero od 1 lutego przejdziemy na nowszą wersję struktury. Oznacza to także, że do: faktur korygujących faktury pierwotne jakie zostały wystawiane w FA(2) do 31 stycznia 2026 r. oraz faktur rozliczeniowych faktury zaliczkowe jakie zostały wystawione w FA(2) do 31 stycznia 2026 r. - zastosujemy nową schemę.

Różnice pomiędzy nimi przedstawiałem na naszym blogu: https://akademialtca.pl/blog/ltca-ksefekspert-efaktura. Szerzej, w tym w formatach xml zostały również zaprezentowane na stronach Ministerialnych: https://ksef.podatki.gov.pl/robocza-wersja-struktury-logicznej-fa-3/

Po drugie budowa schemy i rodzaje pól nie uległy zmianom. Warto więc podkreślić, że e-faktura dzieli się na takie elementy jak:

1. Nagłówek (dane techniczne dotyczące przesyłanej faktury),
2. Dane podmiotów występujących na fakturze: Podmiot1 (dane sprzedawcy), Podmiot2 (dane nabywcy), Podmiot3 (dane dodatkowych podmiotów np. faktora, płatnika lub jednostki podrzędnej JST) , oraz PodmiotUpowazniony (np. komornika sądowego czy przedstawiciela podatkowego),
3. Szczegółowe dane faktury (wartości kwotowe, stawki podatku, wymagane adnotacje, ale również dodatkowe informacje dotyczące płatności czy transportu),
4. Stopka (wszelkie dodatkowe informacje).

Natomiast same pola dzielą się na:

1. Obligatoryjne (dane wymagane ustawą, np. NIP w elemencie Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne)
   – brak wypełnienia oznacza brak poprawności pliku
2. Opcjonalne (dane obowiązkowe w razie zaistnienia pewnych okoliczności, warunków ustawowych, np. Pole P_11A dla celów wykazania wartości sprzedaży brutto)
   – brak wypełnienia nie oznacza braku poprawności pliku, ale może skutkować wadliwością faktury
3. Fakultatywne (dobrowolne, zależne od woli wystawcy i niewymagane ustawą, np. pole PKWIU)
   – brak wypełnienia nie oznacza braku poprawności pliku ani wadliwości faktury

Podkreślić więc warto, że jeżeli zobaczymy pola dobrowolne, np. dotyczące CN, PKWiU, Incoterms, czy oznaczeń JPK typu FP, TP i inne to wcale nie oznacza, że musimy je zacząć stosować. Ich wypełnienie zależy wyłącznie od wystawcy, niemniej należy mieć na uwadze, że przy rozpoczęciu uzupełniania pól dobrowolnych mogą się pojawić dalsze pola obowiązkowe.